Condiciones Comerciales
Políticas, límites y condiciones específicas que aplican al uso de los servicios de MATIAS ERP.
1. Política de Correos Electrónicos
Todos nuestros planes incluyen un cupo de correos electrónicos para enviar documentos a tus clientes sin costos adicionales dentro del límite incluido. El ratio de envío es de ×6 correos por cada documento DIAN emitido (facturas, notas crédito, nómina, etc.).
1.1 Cupos por Plan y Precio
| Plan | Precio | Docs DIAN/año | POS Local/año | Correos incluidos | Ratio |
|---|---|---|---|---|---|
| FREE | $0 | 0 docs DIAN | 500 al año | 500 envíos | — |
| START | $228.000/año | 144 al año | — | 864 envíos | ×6 por doc |
| MINI | $372.000/año | 360 al año | 6.000 al año | 2.160 envíos | ×6 por doc |
| BASIC | $540.000/año | 1.200 al año | 24.000 al año | 7.200 envíos | ×6 por doc |
| BUSINESS | $960.000/año | 5.040 al año | 120.000 al año | 30.240 envíos | ×6 por doc |
| PROFESSIONAL | $1.500.000/año | 12.000 al año | Ilimitado | 72.000 envíos | ×6 por doc |
| ENTERPRISE | $2.400.000/año | 64.000 al año | Ilimitado | 384.000 envíos | ×6 por doc |
1.2 Opción BYOI (Bring Your Own Infrastructure)
Si lo prefiere, puede configurar su propio servidor SMTP para el envío de correos y evitar costos de excedentes. Consulte con nuestro equipo técnico para la configuración.
2. Limpieza Diaria de Almacenamiento
Para optimizar el rendimiento del sistema, ejecutamos una limpieza automática todos los días a las 04:00 AM (hora Colombia):
PDFs · Códigos QR · Archivos ZIP · Adjuntos temporales · Logs del día
XML firmados (5 años) · Registros de transacciones · Logs de correos · Certificados digitales
3. Política de Excedentes
Si supera los límites incluidos en su plan, aplican los siguientes costos adicionales:
- Correos adicionales: $10.000 COP por cada 1.000 envíos adicionales
- Almacenamiento extra: $2.000 COP por cada 1 GB adicional al año
- Documentos PYME adicionales: Requiere adquirir un nuevo plan o upgrade — no se venden documentos individuales en los planes START, MINI, BASIC, BUSINESS, PROFESSIONAL y ENTERPRISE
Los excedentes de correos y almacenamiento se facturan automáticamente al finalizar el período de facturación.
4. Almacenamiento y Capacidad Física
Aunque los planes incluyen emisión de documentos, esta capacidad está sujeta al almacenamiento físico asignado a cada cuenta. El almacenamiento se consume según los documentos emitidos — cada XML firmado ocupa aproximadamente 67 KB en promedio, lo que equivale a ~15.000 documentos por GB.
4.1 Capacidad Estimada por Plan
| Plan | Docs DIAN/año | Almacenamiento XML estimado | Acción si se agota |
|---|---|---|---|
| FREE | 0 docs DIAN | ~0.03 GB incl. | Contratar +GB o BYOI |
| START | 144 al año | ~0.01 GB incl. | Contratar +GB o BYOI |
| MINI | 360 al año | ~0.024 GB incl. | Contratar +GB o BYOI |
| BASIC | 1.200 al año | ~0.08 GB incl. | Contratar +GB o BYOI |
| BUSINESS | 5.040 al año | ~0.34 GB incl. | Contratar +GB o BYOI |
| PROFESSIONAL | 12.000 al año | ~0.80 GB incl. | Contratar +GB o BYOI |
| ENTERPRISE | 64.000 al año | ~4.3 GB incl. | Contratar +GB o BYOI |
4.2 Opciones cuando se agota el almacenamiento
- Contratar almacenamiento adicional ($2.000 COP/GB/año)
- Configurar almacenamiento externo propio (BYOI: S3, Azure Blob, Google Cloud Storage, etc.)
- Actualizar a un plan con mayor capacidad en la página de precios
5. Uso Justo y Estabilidad del Servicio
Usos Permitidos
- Facturación electrónica DIAN
- Nómina electrónica y Documento Soporte
- POS electrónico y restaurantes
- Aplicaciones web de gestión (ERP, CRM, contabilidad)
- APIs y servicios relacionados con facturación
Usos Prohibidos
- Minería de criptomonedas
- Streaming de video o audio
- Servidores de juegos en línea
- Proxies o VPN públicos
- Cualquier actividad que comprometa recursos del servidor compartido
6. Custodia Legal vs. Acceso a Plataforma
Es importante distinguir entre dos conceptos:
Garantizada independientemente del estado de la cuenta. XML firmados disponibles para auditorías DIAN.
Requiere membresía activa. El Dashboard, API, PDF y reportes requieren cuenta vigente.
7. Política de Reembolsos
Debido a la naturaleza del servicio (software en la nube con recursos activados), no se realizan reembolsos una vez activado el plan:
- No aplican reembolsos por terminación anticipada (contrato anual prepagado)
- Solo aplican compensaciones por incumplimiento del SLA según los Términos y Condiciones, sección 8.3
- Recomendamos utilizar el plan FREE antes de contratar cualquier plan de pago — disponible sin tarjeta de crédito
8. Métodos de Pago
Bancolombia — datos suministrados al momento del pago
Escanea y paga desde cualquier billetera digital (Nequi, Daviplata, etc.)
Tarjetas débito/crédito y PSE a través de pasarela segura
Nuestro equipo legal responde en horario hábil.