Commercial Terms
Specific policies, limits and conditions applicable to the use of MATIAS ERP services.
1. Política de Correos Electrónicos
Todos nuestros planes incluyen un cupo de correos electrónicos para enviar documentos a tus clientes sin costos adicionales dentro del límite incluido. El ratio de envío es de ×6 correos por cada documento DIAN emitido (facturas, notas crédito, nómina, etc.).
1.1 Cupos por Plan y Precio
| Plan | Precio | Docs DIAN/año | POS Local/año | Correos incluidos | Ratio |
|---|---|---|---|---|---|
| FREE | $0 | 0 docs DIAN | 500 al año | 500 envíos | — |
| START | $228.000/año | 144 al año | — | 864 envíos | ×6 por doc |
| MINI | $372.000/año | 360 al año | 6.000 al año | 2.160 envíos | ×6 por doc |
| BASIC | $540.000/año | 1.200 al año | 24.000 al año | 7.200 envíos | ×6 por doc |
| BUSINESS | $960.000/año | 5.040 al año | 120.000 al año | 30.240 envíos | ×6 por doc |
| PROFESSIONAL | $1.500.000/año | 12.000 al año | Ilimitado | 72.000 envíos | ×6 por doc |
| ENTERPRISE | $2.400.000/año | 64.000 al año | Ilimitado | 384.000 envíos | ×6 por doc |
1.2 Opción BYOI (Bring Your Own Infrastructure)
Si lo prefiere, puede configurar su propio servidor SMTP para el envío de correos y evitar costos de excedentes. Consulte con nuestro equipo técnico para la configuración.
2. Limpieza Diaria de Almacenamiento
Para optimizar el rendimiento del sistema, ejecutamos una limpieza automática todos los días a las 04:00 AM (hora Colombia):
PDFs · Códigos QR · Archivos ZIP · Adjuntos temporales · Logs del día
XML firmados (5 años) · Registros de transacciones · Logs de correos · Certificados digitales
3. Política de Excedentes
Si supera los límites incluidos en su plan, aplican los siguientes costos adicionales:
- Correos adicionales: $10.000 COP por cada 1.000 envíos adicionales
- Almacenamiento extra: $2.000 COP por cada 1 GB adicional al año
- Documentos PYME adicionales: Requiere adquirir un nuevo plan o upgrade — no se venden documentos individuales en los planes START, MINI, BASIC, BUSINESS, PROFESSIONAL y ENTERPRISE
Los excedentes de correos y almacenamiento se facturan automáticamente al finalizar el período de facturación.
4. Almacenamiento y Capacidad Física
Aunque los planes incluyen emisión de documentos, esta capacidad está sujeta al almacenamiento físico asignado a cada cuenta. El almacenamiento se consume según los documentos emitidos — cada XML firmado ocupa aproximadamente 67 KB en promedio, lo que equivale a ~15.000 documentos por GB.
4.1 Capacidad Estimada por Plan
| Plan | Docs DIAN/año | Almacenamiento XML estimado | Acción si se agota |
|---|---|---|---|
| FREE | 0 docs DIAN | ~0.03 GB incl. | Contratar +GB o BYOI |
| START | 144 al año | ~0.01 GB incl. | Contratar +GB o BYOI |
| MINI | 360 al año | ~0.024 GB incl. | Contratar +GB o BYOI |
| BASIC | 1.200 al año | ~0.08 GB incl. | Contratar +GB o BYOI |
| BUSINESS | 5.040 al año | ~0.34 GB incl. | Contratar +GB o BYOI |
| PROFESSIONAL | 12.000 al año | ~0.80 GB incl. | Contratar +GB o BYOI |
| ENTERPRISE | 64.000 al año | ~4.3 GB incl. | Contratar +GB o BYOI |
4.2 Opciones cuando se agota el almacenamiento
- Contratar almacenamiento adicional ($2.000 COP/GB/año)
- Configurar almacenamiento externo propio (BYOI: S3, Azure Blob, Google Cloud Storage, etc.)
- Actualizar a un plan con mayor capacidad en la página de precios
5. Uso Justo y Estabilidad del Servicio
Usos Permitidos
- Facturación electrónica DIAN
- Nómina electrónica y Documento Soporte
- POS electrónico y restaurantes
- Aplicaciones web de gestión (ERP, CRM, contabilidad)
- APIs y servicios relacionados con facturación
Usos Prohibidos
- Minería de criptomonedas
- Streaming de video o audio
- Servidores de juegos en línea
- Proxies o VPN públicos
- Cualquier actividad que comprometa recursos del servidor compartido
6. Custodia Legal vs. Acceso a Plataforma
Es importante distinguir entre dos conceptos:
Garantizada independientemente del estado de la cuenta. XML firmados disponibles para auditorías DIAN.
Requiere membresía activa. El Dashboard, API, PDF y reportes requieren cuenta vigente.
7. Política de Reembolsos
Debido a la naturaleza del servicio (software en la nube con recursos activados), no se realizan reembolsos una vez activado el plan:
- No aplican reembolsos por terminación anticipada (contrato anual prepagado)
- Solo aplican compensaciones por incumplimiento del SLA según los Términos y Condiciones, sección 8.3
- Recomendamos utilizar el plan FREE antes de contratar cualquier plan de pago — disponible sin tarjeta de crédito
8. Métodos de Pago
Bancolombia — datos suministrados al momento del pago
Escanea y paga desde cualquier billetera digital (Nequi, Daviplata, etc.)
Tarjetas débito/crédito y PSE a través de pasarela segura
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