Privacy Policy and Data Processing

1. Introducción y Marco Legal

LOPEZSOFT S.A.S., propietaria de MATIAS ERP, se compromete a proteger la privacidad y los datos personales de todos los usuarios, clientes, prospectos y visitantes de nuestro sitio web y servicios.

Marco Normativo Colombiano

• Artículo 15 de la Constitución Política: Derecho fundamental al Habeas Data
• Ley Estatutaria 1581 de 2012: Régimen General de Protección de Datos Personales
• Decreto 1377 de 2013: Reglamenta parcialmente la Ley 1581
• Decreto 1074 de 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio (Título 2)
• Circular Externa 002 de 2015 de la SIC: Instrucciones sobre registro de bases de datos

2. Responsable del Tratamiento de Datos

3. Datos Personales que Recopilamos

3.1 Datos de Identificación

• Nombre completo / Razón social
• Número de identificación (CC, NIT, CE, Pasaporte)
• Correo electrónico corporativo y personal
• Número de teléfono fijo y móvil
• Dirección física de correspondencia
• Cargo y empresa; representante legal (personas jurídicas)

3.2 Datos Comerciales y Financieros

• RUT (Registro Único Tributario)
• Información de facturación e historial de transacciones
• Plan contratado y consumo de servicios
• Estado de cuenta y cartera

3.3 Datos que Usted Registra en la Plataforma

• Información de sus clientes, proveedores, empleados, productos, ventas, compras y documentos electrónicos
• Textos que ingresa en el asistente con inteligencia artificial para que genere o mejore un contenido
• Registros de auditoría: quién creó, cambió o eliminó información y cuándo

Respecto de estos datos, el Cliente es el responsable y LOPEZSOFT S.A.S. actúa como encargado del tratamiento. Le recomendamos no ingresar datos sensibles ni credenciales en las consultas al asistente con inteligencia artificial.

3.4 Datos de Navegación y Técnicos

• Dirección IP, navegador y sistema operativo
• Páginas visitadas, tiempo de navegación y fuente de tráfico
• Cookies y tecnologías de seguimiento
• Ubicación geográfica aproximada

4. Finalidades del Tratamiento

Finalidades Principales (Contractuales)

• Prestación del Servicio ERP: Acceso, uso y funcionamiento de la plataforma MATIAS ERP
• Facturación y Cobranza: Emitir facturas, gestionar pagos y cumplir obligaciones contables
• Atención al Cliente: Responder PQRS y brindar soporte técnico
• Seguridad y Prevención de Fraude: Proteger la plataforma y detectar actividades sospechosas

Finalidades Secundarias (Requieren Consentimiento)

• Comunicaciones Comerciales: Nuevos servicios, promociones y actualizaciones
• Análisis y Mejora: Estudios estadísticos y mejora de la experiencia de usuario
• Alianzas Comerciales: Servicios complementarios con partners (previo consentimiento)

5. Derechos de los Titulares (Habeas Data)

De acuerdo con los Artículos 8 y 9 de la Ley 1581 de 2012, como titular de datos personales usted tiene los siguientes derechos:

Para ejercer sus derechos envíe su solicitud a privacidad@matias.com.co indicando: nombre completo, documento de identidad y descripción del derecho que desea ejercer.

6. Autorización y Consentimiento

De acuerdo con el Artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, la recolección de datos requiere autorización previa, expresa e informada. La obtenemos mediante: firma de contratos, aceptación de formularios web, o conducta inequívoca (uso del servicio).

7. Cookies y Tecnologías de Seguimiento

Nuestro sitio web utiliza cookies para mejorar su experiencia de navegación. Puede gestionar sus preferencias desde el banner de consentimiento al visitar el sitio por primera vez, o desde la configuración de su navegador.

• Cookies Esenciales: Necesarias para el funcionamiento básico. No desactivables.
• Cookies Analíticas: Google Analytics — análisis estadístico de navegación (anonimizados).
• Cookies de Marketing: Contenido personalizado y anuncios relevantes (requieren consentimiento).

Google Analytics Opt-out

8. Seguridad de la Información

9. Compartir Datos con Terceros

Sus datos solo se comparten con terceros como encargados del tratamiento bajo nuestras instrucciones:

• Amazon Web Services (AWS): Hosting, almacenamiento y procesamiento en la nube
• Google Analytics: Análisis estadístico de navegación (datos anonimizados)
• Pasarelas y entidades de pago: Procesamiento de pagos con tarjeta, PSE, Nequi, QR y depósitos electrónicos
• Meta (Facebook Pixel): Medición de campañas de marketing, solo con su consentimiento
• Autoridades competentes: DIAN, SIC y autoridades judiciales cuando la ley lo exija

10. Transferencias Internacionales de Datos

De acuerdo con el Artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, algunos proveedores están ubicados fuera de Colombia:

• Estados Unidos: Amazon Web Services (AWS), Google LLC, Meta Platforms, Inc. (solo para medición con consentimiento)

Aplicamos cláusulas contractuales estándar, verificamos certificaciones (SOC 2, ISO 27001) y suscribimos acuerdos de procesamiento (DPA) con cada proveedor.

11. Retención de Datos

Conservamos sus datos durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y obligaciones legales. Los documentos XML firmados se conservan 5 años (Art. 632 E.T.). Una vez cumplido el período, los datos son eliminados de forma segura o anonimizados.

12. Contacto y Reclamaciones