Terms and Conditions of Use

1. Aceptación de los Términos

Bienvenido a MATIAS ERP. Al acceder y utilizar nuestro sitio web (matias.com.co) y nuestros servicios de software ERP en la nube, usted ("Usuario", "Cliente" o "usted") acepta estar sujeto a estos Términos y Condiciones ("Términos").

2. Definiciones

Para una correcta interpretación de estos Términos, los siguientes conceptos tienen el significado indicado:

• "Servicio": Software ERP en la nube de facturación electrónica, P.O.S., inventario, cartera, contabilidad, nómina electrónica, restaurantes y módulos relacionados.
• "Plataforma": Infraestructura tecnológica de MATIAS ERP operada por LOPEZSOFT S.A.S.
• "API": Application Programming Interface que permite la integración con nuestro sistema.
• "Credenciales": Usuario, contraseña, tokens y otros medios de autenticación.
• "Documentos": Facturas electrónicas, notas crédito/débito, documentos soporte y equivalentes.
• "DIAN": Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia.
• "Usuario/Cliente": Persona natural o jurídica que utiliza los servicios de MATIAS ERP.
• "Plan": Modalidad de suscripción contratada: FREE, START, MINI, BASIC, BUSINESS, PROFESSIONAL o ENTERPRISE, según se publica en matias.com.co/prices.
• "Recarga" y "Add-on": Ampliación de cupos, usuarios u operación sobre un plan contratado, sin cambiar de plan.

3. Descripción del Servicio

MATIAS ERP provee una suite completa de servicios de software empresarial en la nube:

3.1 Alcance y Exclusiones

Los módulos y cupos disponibles dependen del plan contratado, según el detalle publicado en la página de precios. Se aclara expresamente que:

• La nómina electrónica se transmite a la DIAN a partir de la información que el Cliente carga por Excel; MATIAS ERP no liquida prestaciones sociales ni seguridad social.
• El inventario se controla por sucursal (y por bodega, si se contrata el add-on). La conciliación bancaria contra extracto y la información exógena no están incluidas actualmente.
• El módulo de restaurantes no incluye pantalla de cocina, división de cuenta entre comensales ni reservas.
• El acceso a la API REST está incluido desde el plan BASIC y es un add-on en el plan MINI.

3.2 Asistente con Inteligencia Artificial

El asistente sugiere textos y explica conceptos tributarios y contables con fines orientativos. No reemplaza la asesoría profesional de un contador o abogado, y el Cliente es responsable de revisar y aprobar cualquier contenido antes de usarlo en un documento. El asistente nunca sustituye tu texto sin tu confirmación. No ingreses datos sensibles ni credenciales en las consultas al asistente. El cupo diario de uso depende del plan.

3.3 Puesta en Marcha

Todos los planes de pago incluyen el certificado de firma digital Express y la habilitación ante la DIAN, así como una sesión de capacitación virtual según el plan. Estos servicios dependen de la entrega completa de la documentación de la empresa y de los tiempos de respuesta de la DIAN. La gestión de una resolución de facturación adicional tiene un valor de $55.000 COP, IVA incluido.

4. Registro y Cuenta

4.1 Requisitos de Registro

Para utilizar nuestros servicios, debe cumplir los siguientes requisitos:

• Ser mayor de 18 años
• Empresa o persona natural con RUT activo en Colombia
• Datos actualizados y verificables
• Aceptar los presentes Términos y la Política de Privacidad
• Contar con autorización para emitir documentos electrónicos ante la DIAN (si aplica)

4.2 Credenciales de Acceso

Usted es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales y de todas las actividades realizadas bajo su cuenta. Debe notificarnos inmediatamente ante cualquier uso no autorizado.

5. Uso Aceptable

Usos Permitidos

• Generar documentos electrónicos válidos ante la DIAN
• Integrar con sistemas ERP, POS o contables propios mediante API
• Consultar y descargar documentos generados
• Automatizar procesos de facturación y nómina
• Acceder a reportes, estadísticas y módulos contratados

Usos Prohibidos

• Generar documentos fraudulentos o con información falsa
• Realizar ataques de denegación de servicio (DoS/DDoS)
• Intentar vulnerar la seguridad de la plataforma
• Revender o sublicenciar el servicio sin autorización escrita
• Violar regulaciones fiscales o tributarias colombianas
• Usar el servicio para actividades ilegales

6. Cuotas y Consumo

6.1 Planes y Cuotas de Documentos

Cada plan incluye una cuota anual de documentos electrónicos (factura, nómina, documento soporte, acuses y notas), además de cupos de P.O.S. electrónico DIAN y P.O.S. local según el plan. Los planes se contratan con pago anual por anticipado y tienen vigencia de un (1) año.

6.2 Política de Correos Electrónicos

Todos los planes incluyen un cupo anual de correos electrónicos equivalente a 6 correos por cada documento electrónico incluido en el plan. Si necesitas más envíos, puedes adquirir recargas de correos según se detalla en las Condiciones Comerciales.

6.3 Límite de Peticiones API

Para garantizar la estabilidad del servicio, todos los planes tienen un límite de 60 a 90 peticiones por minuto a la API REST.

6.4 Política de Limpieza de Almacenamiento

Ejecutamos una limpieza automática diaria a las 04:00 AM (hora Colombia) que elimina archivos temporales para optimizar el rendimiento:

• Eliminados: PDFs, códigos QR, archivos ZIP, adjuntos temporales, logs del día
• Conservados permanentemente: XML firmados (5 años), registros de transacciones, logs de correos, certificados digitales

7. Facturación y Pagos

7.1 Precios

Los precios vigentes se publican en matias.com.co/prices. Nos reservamos el derecho de modificar precios con mínimo 30 días de anticipación.

7.2 Métodos de Pago

• Portal de MATIAS ERP (recomendado): con tarjeta, PSE o Nequi
• Consignación o transferencia a las cuentas de LOPEZSOFT S.A.S. (Bancolombia o depósito electrónico Bold CF)
• Pago con código QR (monto máximo por QR: $10.000.000)

Cuando el pago se realiza fuera del portal, el Cliente debe enviar el comprobante por WhatsApp al +57 300 104 0493, indicando el NIT de su empresa, para registrar el pago.

7.3 Ciclo de Facturación y Renovación

• Pago anual: Los planes se contratan con pago anticipado por 12 meses, en pesos colombianos (COP). Los planes, recargas y add-ons son servicios de computación en la nube excluidos de IVA (art. 476 num. 21 del Estatuto Tributario).
• Renovación: Te avisamos antes del vencimiento de tu membresía. Si vence, tu información se conserva y puedes consultarla; para seguir emitiendo documentos basta con renovar.
• Crecimiento: Puedes pasar a un plan superior o ampliar cupos con recargas y add-ons cuando tu operación crezca.

7.4 Política de Reembolsos

Debido a la naturaleza del servicio (software en la nube con cuotas de documentos activadas), no se realizan reembolsos una vez activado el plan. Recomendamos utilizar el plan FREE, disponible sin tarjeta de crédito, antes de contratar un plan de pago.

8. Nivel de Servicio (SLA)

8.1 Garantía de Disponibilidad

Garantizamos un uptime del 99.9% para nuestra plataforma. La disponibilidad está sujeta a la disponibilidad de los servicios de la DIAN.

8.2 Tiempos de Resolución

• Problemas críticos: 48 horas hábiles — incidencias que impiden el uso del servicio
• Problemas no críticos: Según disponibilidad — consultas técnicas y optimizaciones

8.3 Soporte Técnico

• Soporte Estándar: Lunes a sábado, 8:00 AM – 6:00 PM. Respuesta: 1 a 8 horas hábiles. Incluido en los planes START, MINI y BASIC.
• Soporte Prioritario: Atención con prioridad sobre el soporte estándar. Incluido en los planes BUSINESS y PROFESSIONAL.
• Soporte Premium (plan ENTERPRISE): Lunes a sábado, 8:00 AM – 6:00 PM. Respuesta: 1 a 2 horas en críticos.

Los canales de atención son el centro de ayuda, WhatsApp de soporte, tutoriales en YouTube y soporte remoto.

9. Propiedad Intelectual

Todos los derechos de propiedad intelectual sobre la plataforma MATIAS ERP (código fuente, diseño, marca, documentación) pertenecen exclusivamente a LOPEZSOFT S.A.S.

Le otorgamos una licencia limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para utilizar nuestros servicios conforme a estos Términos. Usted conserva todos los derechos sobre sus datos y documentos.

10. Limitación de Responsabilidad

El servicio se provee "tal cual" y "según disponibilidad". Nuestra responsabilidad total se limita al monto pagado por el servicio en los últimos 12 meses.

11. Terminación y Custodia de Datos

11.1 Custodia de XML

Los archivos XML firmados se conservan en custodia legal por 5 años desde su emisión, conforme al Art. 632 del Estatuto Tributario, independientemente del estado de su suscripción.

11.2 Efectos del Vencimiento

• Se suspende la emisión de nuevos documentos electrónicos
• Su información se conserva y puede consultarla
• Los XML permanecen en custodia legal (5 años)
• Puede reactivar el servicio pagando la renovación correspondiente

11.3 Cancelación por el Cliente

Puede cancelar su suscripción desde el panel de control o contactando a soporte. La cancelación será efectiva al final del período de facturación vigente.

12. Modificaciones de los Términos

Nos reservamos el derecho de modificar estos Términos en cualquier momento. Los cambios significativos serán notificados con al menos 30 días de anticipación por correo electrónico y aviso en la plataforma. El uso continuado constituye la aceptación de los nuevos términos.

13. Legislación Aplicable y Jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier disputa será resuelta ante los tribunales competentes de Pereira, Risaralda. Las partes se comprometen a intentar resolución amigable antes de acudir a instancias judiciales.

14. Disposiciones Generales

• 14.1 Acuerdo Completo: Estos Términos, junto con la Política de Privacidad, constituyen el acuerdo completo entre las partes.
• 14.2 Divisibilidad: Si alguna disposición es inválida, el resto permanecerá en vigor.
• 14.3 Cesión: No puede transferir derechos u obligaciones sin consentimiento previo por escrito.
• 14.4 Fuerza Mayor: No somos responsables por eventos fuera de nuestro control (desastres naturales, pandemias, guerras, etc.).

15. Contacto Legal

Para consultas sobre estos Términos y Condiciones: