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Preguntas Frecuentes
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General
Todo lo que necesitas saber para empezar con MATIAS ERP.
Matias ERP es una plataforma de gestión todo-en-uno que te permite ahorrar tiempo y tener el control total de tu negocio. Integra en un solo lugar la facturación, el control de inventarios, la contabilidad, el punto de venta y más, para que puedas tomar decisiones inteligentes basadas en información real y actualizada.
No. Matias ERP opera completamente en la nube, lo que significa que puedes acceder desde cualquier dispositivo (computador, tablet o smartphone) con conexión a Internet, sin necesidad de instalaciones.
Sí, y son dos de nuestros módulos más robustos. Nuestra plataforma te permite llevar la contabilidad completa de tu negocio y gestionar la nómina electrónica, asegurando siempre el cumplimiento de los requisitos exigidos por la DIAN.
¡Por supuesto! Matias ERP te da un control total sobre el ciclo de compras y la gestión de cartera. Podrás registrar proveedores, crear órdenes de compra y mantener un seguimiento detallado de las cuentas por pagar y por cobrar.
Absolutamente. La seguridad de tu información es nuestra máxima prioridad. Utilizamos cifrado de datos de extremo a extremo, los mismos protocolos que usan los bancos, y realizamos copias de seguridad automáticas y constantes.
Nuestro Punto de Venta (POS) está perfectamente integrado en la plataforma. Te permite procesar ventas de forma rápida y sencilla, gestionar múltiples cajas y vendedores, y lo más importante, sincroniza cada transacción con tu inventario y contabilidad en tiempo real.
Sí. Contamos con un sistema de gestión de inventarios completo que te permite controlar el stock de tus productos en tiempo real, establecer alertas de existencias mínimas, gestionar múltiples bodegas y generar informes.
¡Definitivamente! Una de las joyas de nuestro software es su API robusta, diseñada para que puedas conectar Matias ERP con una gran variedad de servicios y aplicaciones externas como CRM, plataformas de e-commerce y más.
Empezar es muy sencillo. Simplemente haz clic en "Iniciar ahora" para crear tu cuenta gratuita. No necesitas tarjeta de crédito. Una vez registrado, nuestro equipo te contactará para guiarte en los primeros pasos.
¡Ofrecemos algo mejor: una cuenta gratuita para siempre! Queremos que experimentes la eficacia de nuestro software sin límites de tiempo. Esta cuenta te da acceso a una versión completa con algunas limitaciones. Cuando estés listo, simplemente actualiza a un plan superior.
Facturación Electrónica
Preguntas sobre facturación electrónica, notas y DIAN.
Es la evolución de la factura de papel. Un documento que soporta las transacciones de venta de forma electrónica, con la misma validez legal que la tradicional.
Están obligados los responsables del IVA y del Impuesto al Consumo, comerciantes, profesionales liberales, y personas naturales con ingresos superiores a 3.500 UVT anuales, entre otros.
Es el conjunto de procesos y documentos electrónicos (facturas, notas débito, notas crédito, etc.) que soportan las transacciones comerciales, buscando optimizar y estandarizar el proceso para mejorar la eficiencia y el cumplimiento tributario.
Básicamente, necesitas tres cosas: un software de facturación como MATIAS ERP que se encargue de todo, un certificado de firma digital (¡nosotros te lo incluimos!), y estar habilitado como facturador electrónico ante la DIAN, un proceso en el que te guiamos paso a paso.
Solo necesitas dar tu nombre (o razón social), cédula (o NIT) y un correo electrónico. El vendedor no puede exigirte documentos adicionales como el RUT.
Puedes verificarla escaneando el código QR de la factura con tu celular o ingresando el código CUFE (Código Único de Factura Electrónica) en el portal de la DIAN.
Principalmente bancos, corporaciones financieras, empresas de transporte público urbano y personas naturales que no sean responsables de IVA ni del Impuesto al Consumo (siempre que no superen los topes de ingresos).
Las Notas de Crédito se usan para anular o corregir errores en una factura ya emitida (por ejemplo, por una devolución). Las Notas de Débito se usan para aplicar cargos adicionales o intereses a una factura existente.
Contabilidad
Todo sobre el módulo de contabilidad inteligente.
No. El sistema está diseñado para ser intuitivo y automatiza la mayoría de los procesos complejos. Sin embargo, siempre recomendamos la supervisión de un contador profesional, a quien puedes darle acceso fácilmente.
MATIAS ERP calcula y registra automáticamente los impuestos correspondientes en cada transacción de compra y venta, facilitando la generación de informes para tus declaraciones tributarias.
Actualmente, puedes registrar todos tus movimientos bancarios y realizar conciliaciones de forma manual. Estamos trabajando en futuras integraciones para automatizar aún más este proceso.
¡Sí! Y es una de nuestras fortalezas. El sistema costea automáticamente tus productos vendidos, lo que te permite conocer la rentabilidad real de cada venta y generar informes de ganancias y pérdidas precisos.
¡Claro! Puedes crear un usuario exclusivo para tu contador con permisos específicos para que pueda consultar, generar reportes y gestionar tu contabilidad directamente en la plataforma, todo en tiempo real.
Puedes generar los informes financieros más importantes, como el Estado de Situación Financiera (Balance General), el Estado de Resultados, libros mayores, balances de prueba y reportes de impuestos.
Sí, nuestro sistema está parametrizado para manejar un plan de cuentas y generar reportes que se ajustan a los estándares de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) para pymes.
Puedes registrar fácilmente facturas de proveedores y gastos operativos. El sistema los clasifica y genera automáticamente el asiento contable correspondiente, afectando tus cuentas por pagar y reportes financieros.
Nuestro sistema utiliza el método de costo promedio ponderado, que es uno de los más utilizados y aceptados bajo NIIF. Cada vez que ingresas una nueva compra, el sistema recalcula el costo promedio de tus productos.
POS Electrónico
Dudas sobre el Documento Equivalente POS Electrónico DIAN.
Es la evolución del tiquete de máquina registradora. Es un documento electrónico validado por la DIAN que soporta ventas y otorga beneficios tributarios al comprador identificado.
El POS tradicional no es validado por la DIAN y no da derecho a impuestos descontables. El nuevo POS Electrónico sí es validado y permite al comprador soportar IVA, costos y deducciones.
No. El nuevo Documento POS Electrónico se puede expedir independientemente del valor de la venta, eliminando el tope de 5 UVT que tenía el POS tradicional.
La implementación es obligatoria y progresiva. Las fechas límite dependen de tu calidad como contribuyente. ¡Es crucial que revises el calendario!
Necesitas adaptar o adquirir un software, registrarlo ante la DIAN y solicitar la autorización de numeración. Con MATIAS ERP, te cubrimos en los tres pasos.
Solo hasta la fecha máxima de implementación que te corresponda según el calendario. Después de esa fecha, el POS tradicional ya no será válido como soporte de costos, deducciones o impuestos descontables.
No. El POS Electrónico es un "documento equivalente". Si tu cliente te solicita explícitamente una "factura electrónica de venta", debes expedirle una factura, no un tiquete POS Electrónico.
Si el comprador no se identifica, el tiquete POS Electrónico se genera con la identificación de "Consumidor final" y el NIT 222222222222. En este caso, el comprador no podrá usarlo para beneficios tributarios.
RADIAN
Acuses de recibo, factoring y título valor electrónico.
Es la plataforma de la DIAN que administra el registro, consulta y trazabilidad de las Facturas Electrónicas de Venta como Título Valor. En resumen, es la "hoja de vida" de tus facturas negociables.
Es un documento que representa una deuda clara y exigible. Cuando una factura electrónica cumple ciertos requisitos (como los acuses de recibo), se convierte en un Título Valor que puede ser vendido o "endosado" a un tercero.
Son las confirmaciones que deben ocurrir para que una factura sea Título Valor. Los tres eventos principales son: 1. Acuse de recibo de la factura, 2. Recibo del bien/servicio, y 3. Aceptación expresa de la factura.
Si vendes a crédito y quieres que esa factura te sirva como soporte de costos/deducciones o si quieres negociarla en operaciones de factoring, es obligatorio registrar los eventos de acuse de recibo y recepción del bien.
Nuestra plataforma te permite gestionar y transmitir a la DIAN los tres eventos de forma sencilla. Facilitamos la comunicación con tus clientes para que confirmen los recibos y así puedas convertir tus facturas en Títulos Valor.
Es una operación financiera donde vendes tus facturas por cobrar (que ya son Título Valor) a una entidad financiera (un factor) a cambio de recibir el dinero de forma anticipada, con un pequeño descuento.
Pueden registrar eventos el emisor de la factura, el comprador/pagador, el tenedor legítimo (en caso de endoso) y otros actores autorizados, dependiendo del tipo de evento a registrar.
Si después de los 3 días hábiles siguientes a la recepción de la mercancía tu cliente no reclama ni acepta expresamente la factura, se produce la "Aceptación Tácita", y la factura también se considera un Título Valor.
No. Solo se registran en RADIAN aquellas facturas que voluntariamente decidas negociar. Sin embargo, el registro de los acuses de recibo sí es un requisito fiscal para todas las facturas a crédito.
Sí, la plataforma RADIAN permite consultar la trazabilidad completa de una factura, mostrando quién es el propietario actual y todos los eventos que se le han asociado, como pagos o endosos.
API REST
Integra MATIAS ERP con tus sistemas y aplicaciones externas.
Una API (Interfaz de Programación de Aplicaciones) es un puente que permite que diferentes sistemas de software se comuniquen entre sí. Te sirve para conectar MATIAS ERP con otras herramientas que uses, como tu tienda online o tu CRM.
Nuestra API es de tipo RESTful, que es el estándar moderno para la comunicación web. Utiliza el formato JSON para el intercambio de datos, lo que la hace compatible con prácticamente cualquier lenguaje de programación.
Se requieren conocimientos de programación para interactuar directamente con la API. Sin embargo, muchas plataformas de automatización (como Zapier o Make) permiten crear conexiones sin necesidad de escribir código.
Puedes sincronizar los datos más importantes de tu negocio, como clientes, proveedores, productos, facturas, pedidos, inventario y movimientos contables, tanto para leer como para crear nuevos registros.
Claro. Puedes conectar tu tienda de WooCommerce para que cada vez que se realice una venta, se cree automáticamente la factura en MATIAS ERP, se descuente el producto del inventario y se genere el asiento contable, todo sin intervención manual.
El acceso a la API está incluido en nuestros planes más avanzados (Professional y Enterprise). Te invitamos a revisar nuestra página de precios para más detalles.
Sí, por supuesto. Proveemos una documentación técnica completa y detallada, con ejemplos de código, para que tu equipo de desarrollo pueda empezar a construir integraciones de manera rápida y efectiva.
La seguridad es nuestra máxima prioridad. El acceso a la API se gestiona a través de tokens de autenticación seguros (API Keys), y toda la comunicación está cifrada bajo el protocolo HTTPS.
Sí, para garantizar la estabilidad de la plataforma para todos nuestros usuarios, existen límites de peticiones por minuto. Estos límites son generosos y están diseñados para soportar operaciones empresariales de alto volumen.
Sí, para los clientes en planes que incluyen la API, ofrecemos soporte técnico especializado para ayudar a sus desarrolladores a resolver dudas y sacar el máximo provecho de las integraciones.
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Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte con cualquier duda.